Cách viết báo cáo hoàn hảo | Vieclam116.vn

Giáo Dục 0 lượt xem

Viết báo cáo là điều chúng ta thường gặp khi làm việc cũng như nghiên cứu, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết báo cáo hay. Vậy làm thế nào để bạn có được một bản báo cáo ngắn gọn, cụ thể nhưng đầy đủ, tạo ấn tượng tốt cho người đọc? Hãy cùng khám phá tại đây.

Cách viết một bản báo cáo tốt bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Giải thích mục đích của báo cáo

Dù viết báo cáo hàng ngày, hàng tháng hay hàng năm, bạn cũng cần xác định xem báo cáo yêu cầu những gì. Việc xác định nội dung báo cáo là việc cần làm để bạn có được một bản báo cáo đầy đủ và chính xác nhất. Nếu bạn không hiểu những gì cần thiết khi viết báo cáo, bạn chắc chắn không biết viết gì nếu bạn có thể, nó sẽ chỉ là một báo cáo vô nghĩa. Do đó, hãy dành thời gian xem xét mục đích của báo cáo. Bạn cần giải thích, giải thích, thúc đẩy hay biện minh? Có mục đích rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo bạn luôn tập trung và giúp người đọc dễ dàng tương tác.

Tìm hiểu về trình đọc

Viết một báo cáo hàng năm chính thức cho các bên liên quan rất khác với một cuộc kiểm toán tài chính. Vì vậy, điều chỉnh ngôn ngữ của bạn, sử dụng dữ liệu và hình ảnh hỗ trợ cho người đọc của bạn khi cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến tính cách cá nhân của người đọc, ví dụ họ có thường xuyên viết email hay cấu trúc của tài liệu không? Phản ánh mối quan tâm của họ trong báo cáo của bạn nếu có thể. Giao tiếp này sẽ giúp bạn xây dựng giao tiếp và làm cho suy nghĩ của bạn truyền đến người đọc.

Xây dựng một khuôn khổ chi tiết

Bạn đã biết các yêu cầu của báo cáo, nhưng đừng vội viết, việc cần làm tiếp theo là viết tóm tắt chi tiết những việc bạn muốn làm trong báo cáo. Dàn ý này sẽ giúp bạn không bị cạn ý tưởng hoặc mất thời gian suy nghĩ về những gì cần viết trong quy trình của tác giả.

READ  Bartender là nghề gì? Chỉ "đam mê" có làm được Bartender? | Vieclam116.vn

Định dạng của một báo cáo đầy đủ:

Một báo cáo thường có bốn yếu tố:

1. Sơ lượt

Báo cáo của bạn nên bắt đầu bằng bản tóm tắt đánh giá hiệu suất. Vì điều đầu tiên phù hợp với người đọc, nó là phần quan trọng nhất của bài báo. Có khả năng là họ sẽ sử dụng bản tóm tắt đánh giá này để quyết định có tiếp tục đọc báo cáo hay không.

Việc thẩm định thành tích sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, chẳng hạn như báo cáo kết quả hoạt động ở cấp, vì vậy ở giai đoạn này, bạn phải hết sức lưu ý. Cần phải nhìn nhận một cách trung thực, không chỉ bộc lộ những công việc đã làm được mà còn bộc lộ những khó khăn, khuyết điểm còn tiềm ẩn. Vì sếp của họ rất dễ nhìn ra khuyết điểm của bạn trong bản báo cáo đó ngay cả khi bạn không nói vậy.

2. Giới thiệu về kể chuyện

Cung cấp một cái nhìn tổng quan cho báo cáo và tóm tắt tổ chức của tài liệu. Mô tả phạm vi của báo cáo và bất kỳ phương pháp kỹ thuật nào được sử dụng.

3. Nội dung chính của báo cáo

Bây giờ là lúc để sử dụng kỹ năng viết báo cáo của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và cần được trình bày chi tiết với các phân tích, thảo luận và các khuyến nghị để xem xét. Bạn có thể đính kèm các ký hiệu và ví dụ để người đọc tiếp cận thông tin dễ dàng hơn.

Phân tích nguyên nhân

Bạn đã đánh giá kết quả công việc, tích cực và tiêu cực trong quá trình thực hiện, tất nhiên bạn không thể quên giải thích lý do của những kết quả đó. Vui lòng xem kỹ phần này của báo cáo. Bởi vì người đó tìm ra nguyên nhân và nêu chi tiết lý do tại sao vấn đề này có thể xảy ra nhưng vấn đề khác là điều đó không thể hiện rằng bạn là một người rất chuyên nghiệp. Việc nghiên cứu và đánh giá nguyên nhân một cách cẩn thận cũng là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm ra cách cải thiện để có kết quả tốt hơn trong công việc.

READ  Công ty đa quốc gia là gì? MNC và những thông tin cần biết về MNC | Vieclam116.vn

Thảo luận về các cách để cải thiện

Bạn chưa giỏi hoặc không làm được đều có những lý do rõ ràng, hãy nghĩ cách giải quyết những lý do đó. Có thể bạn chưa sử dụng tính năng này hoặc không có thời gian để nâng cấp, bạn cần đưa tính năng này vào báo cáo. Ngay cả với những việc tốt bạn đã làm được, nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc mà bạn đã tìm ra cách giải quyết thì cũng nên đưa vào để mọi người cùng tham khảo và cùng suy nghĩ để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. . và khi chúng ta gặp lại nhau trong hệ thống công việc tiếp theo.

– Lời khuyên, lời khuyên

Cuối báo cáo, hãy đưa ra những gợi ý của bản thân như: Công việc cần gì, bốn hỗ trợ nào? Để đẩy nhanh tiến độ và đạt kết quả tốt hơn. Đưa ra các đề xuất không phải vì lợi ích của riêng bạn mà vì lợi ích chung của công ty và tổ chức của bạn. Do đó, hãy mạnh dạn nêu điều đó trong báo cáo để những người quản lý của bạn biết và xem xét.

4. Kết luận

Tóm tắt các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và ngắn gọn. Xác định các bước khác và bất kỳ hành động nào cần được thực hiện.

Dưới đây là một số mẹo về cách viết báo cáo công việc tốt

Ngôn ngữ báo chí

Trong báo cáo, bạn nên sử dụng ngôn ngữ quen thuộc, dễ hiểu. Phong cách viết có liên quan, rõ ràng và hiệu quả. Cần tránh những từ cường điệu, phóng đại vì báo cáo cần ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác.

Giữ các câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau và kết hợp thích hợp như “Do đó”, “Do đó”, “Do đó” “Vì lý do này” giúp người đọc theo dõi luồng ý tưởng. Tránh viết những câu dài với quá nhiều câu dưới cùng gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt là những câu dài không quá 20 đến 25 từ.

READ  Thông tin tuyển sinh trường Cao đẳng nghề số 4 | Vieclam116.vn

Thu thập dữ kiện và thông tin

Bao gồm thông tin và dữ liệu hấp dẫn trong báo cáo của bạn để nâng cao tuyên bố của bạn. Nhớ trích dẫn các nguồn như báo chí, khảo sát và phỏng vấn để xác nhận thêm.

Việc trình bày báo cáo kết quả hoạt động phải thú vị và hấp dẫn

Người đọc của bạn sẽ hiểu những gì bạn nói bằng cách nhìn vào nó. Do đó, hãy viết chủ đề và tiêu đề của bạn một cách rõ ràng và đầy đủ.

Bạn có thể sử dụng màu sắc để truyền đạt những điểm quan trọng. Hãy sáng tạo nhưng đảm bảo rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung tin nhắn của bạn.

Xem lại và sửa chữa

Bản thảo đầu tiên của một báo cáo hiếm khi hoàn chỉnh, vì vậy bạn sẽ cần phải chỉnh sửa và sửa đổi nội dung. Nếu có thể, hãy để giấy sang một bên vài ngày trước khi xem xét hoặc nhờ đối tác xem lại. Một “con mắt” mới thường giúp xác định những sai lầm mà bạn chưa nhận thấy.

Trước khi đưa ra báo cáo, hãy tự hỏi:

– Báo cáo không mắc lỗi ngữ pháp, ngắn gọn, dễ đọc?

– Trình bày có đúng không?

– Mỗi thành phần có được mô tả, hỗ trợ bởi dữ liệu liên quan không?

– Các kết luận và khuyến nghị có hợp lệ không?

– Tất cả các thông tin có chính xác không?

Cách viết báo cáo Nó sẽ rất dễ dàng khi bạn hiểu các bước. Có rất nhiều điều cần tìm trong cách viết báo cáo kinh doanh, nhưng những mẹo này chắc cũng đủ để giúp bạn viết một báo cáo ấn tượng cho sếp. Nếu mục tiêu của bạn là đạt được danh hiệu cao, bạn phải nỗ lực hết mình. Trên đây cũng có thể dùng những thông tin về cách viết báo cáo mẫu cách viết báo cáo thu hoạch cho sinh viên hay cách viết báo cáo mẫu cho người tìm việc. Sau khi đọc bài viết này, đừng chỉ ngồi và chờ đợi những kết quả tích cực khi viết báo cáo. Mô hình sẽ giúp bạn cải thiện.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud