Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả | Vieclam116.vn

Giáo Dục 0 lượt xem

Giám đốc Dịch vụ Điều hành

1. Tầm quan trọng của ngân sách sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách hoạt động
Tầm quan trọng của ngân sách hoạt động

Nếu bạn đã từng là thành viên của tổ chức nghề nghiệp, bạn sẽ thấy rằng để thành công, thực tế là rất nhiều thứ cần phải được kết hợp với nhau, đặc biệt là sự chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị thì báo cáo ngân sách tổ chức sự kiện là một bước quan trọng và cần thiết. Các cá nhân chịu trách nhiệm quản lý sự kiện, hoặc tự tổ chức, nhận thức được trận chiến này và ưu tiên ngân sách ưu tiên hàng đầu hơn mọi thứ khác.

Dự toán là một kỹ năng, một kỹ năng cần phải có trong các tổ chức nghề nghiệp chuyên nghiệp. Việc quy định như vậy sẽ đảm bảo rằng trong các trường hợp và hoàn cảnh, sẽ không bị thâm hụt ngân sách cho việc tiếp tục thực hiện mục đích. Ngành công nghiệp giải trí ngày nay cạnh tranh hơn bao giờ hết. Theo quan điểm của khách hàng, việc họ lựa chọn đơn vị hoặc người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ dựa trên một số yếu tố. Nếu bạn không thể lập ngân sách cho các sự kiện, họ đổ lỗi cho bạn và cơ quan bạn làm việc không chuyên nghiệp.

2. Quy trình lập ngân sách sự kiện

Quy trình lập ngân sách sự kiện
Quy trình lập ngân sách sự kiện

Tuy nhiên, lập ngân sách thoạt nghe thì có vẻ dễ nhưng thực tế lại rất khó. Đặc biệt, sẽ khó hơn nếu bạn là người mới làm quen, chưa có kinh nghiệm. Để tạo ngân sách dễ dàng hơn, hãy cố gắng thực hiện chúng theo đúng quy trình bốn bước.

2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch hành động

Cho dù đó là một sự kiện nhỏ hay lớn, các chuyên gia cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng bảng này, bạn cần nghiên cứu và xác minh nội dung, tóm lại là những gì có trong kế hoạch chuẩn bị. Sự kiện diễn ra bên trong hay bên ngoài, bao nhiêu khách mời, chủ đề chính của sự kiện là gì, những hoạt động nào sẽ diễn ra tại sự kiện, danh sách các đơn vị triển lãm, khách mời, những người tham gia, thời gian và thời lượng của sự kiện, những gì ý nghĩa và mục đích của sự kiện là gì?, …

Nghiên cứu và hiểu các kế hoạch hành động
Nghiên cứu và hiểu các kế hoạch hành động

Tóm lại, điều quan trọng là bạn phải xác định những điều quan trọng đó trước khi bắt đầu lập ngân sách cho sự kiện. Bạn sẽ biết những gì bạn cần phải hoàn thành? Làm thế nào để làm nó? Cụ thể nhu cầu kinh phí là bao nhiêu và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu? Học và học bao giờ cũng có ích, cũng như trong “đánh giặc”, phải “biết địch”. Và cũng giống như tổ chức một sự kiện xã hội, bạn cũng phải học như vậy.

Nhiều tổ chức mới vào nghề, chưa có kinh nghiệm sẽ nộp hồ sơ, và đôi khi bỏ qua bước lập ngân sách, hoặc bỏ qua một số việc do chưa nghiên cứu kỹ kế hoạch. . Đây có thể là một sai lầm hoàn toàn để chống lại bạn, chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện và buộc bạn phải đứng ra chịu trách nhiệm về những tổn thất.

2.2. Bước 2: Tóm tắt và liệt kê mọi thứ

Tóm tắt và liệt kê mọi thứ
Tóm tắt và liệt kê mọi thứ

Sau giai đoạn nghiên cứu là quá trình liệt kê và xây dựng danh sách bao gồm các mục cần áp dụng. Người tổ chức cần biết cách sắp xếp mọi thứ, và sau đó họ cần biết cách cung cấp những thứ cần thiết, cho dù nó có thể bao gồm vật tư, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ sản phẩm, quà tặng. thái độ tích cực.

Trong quá trình xây dựng chi phí, ngoài phí quản lý (khoảng 10-15% tùy thuộc vào tổ chức được thành lập), khoảng 10% là chi phí bổ sung, dành cho những việc khó. ngân sách thường do các tổ chức đảm nhận, trung bình từ 10 – 20%. Việc tổ chức danh sách các sự kiện cho một sự kiện phụ thuộc vào từng sự kiện, loại sự kiện cũng như nội dung của sự kiện. Tuy nhiên, trên thực tế, câu chuyện ngân sách sự kiện thường bao gồm những điều sau:

liệt kê tất cả các danh mục
Liệt kê mọi thứ
  • Cơ hội tổ chức (tiền thuê, cơ sở vật chất, …)
  • Cửa hàng nông trại
  • Kế hoạch thiết kế (cửa ra vào, bóng bay, hoa, tiêu chuẩn, biểu ngữ, v.v.)
  • Thiết bị kỹ thuật (âm thanh, video, cửa sổ, thiết bị video, …)
  • Thông báo về khủng hoảng
  • Nhân viên vi tính, giám đốc giải trí, PG / PB, giám đốc.
  • Hệ thống ghế, bàn ghế,….
  • Biển quảng cáo / quảng cáo / thư mời / menu / bảng hiệu / quảng cáo quà tặng,….
  • Chụp và chụp ảnh
  • Đạo diễn chương trình, trang phục biểu diễn, hiếu, chờ,….
  • Trò chơi, quà tặng cùng nhau
  • Phát sóng sự kiện, ghi âm đài, phương tiện truyền thông.
  • Dịch vụ giữ chỗ, chỗ để xe, bảo vệ.
  • Điện, nước, internet, các phụ phí khác
  • Lương ưu đãi, …

Trên thực tế, điều đó xảy ra càng nhiều thì càng có nhiều thứ cần phải chi tiêu. Vì vậy, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi lên danh sách tổ chức sự kiện. Ngoài ra, thực tế cho thấy rằng không có nhiều sự kiện diễn ra suôn sẻ như chương trình từ đầu đến cuối. Vì vậy, một kế hoạch hành động cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để làm cơ sở đáp ứng và tìm ra giải pháp thích hợp cho các chi phí phát sinh.

Tuyển nhân viên

2.3. Bước 3: Lập danh sách ngân sách khẩn cấp

Lập danh sách ngân sách khẩn cấp
Lập danh sách ngân sách khẩn cấp

Như đã nói, một sự kiện theo kế hoạch từ A đến Z là rất hiếm. Càng nhiều việc cần làm thì chi phí phải bỏ ra càng cao. Do đó, không chỉ khó lập ngân sách cho từng hạng mục mà còn khó hơn cho những tình huống không lường trước hoặc bất ngờ.

Đầu tiên, hãy cố gắng lập kế hoạch và xem những rủi ro hoặc tình huống nào có khả năng xảy ra trong công việc bạn đang làm? Rủi ro thường được tìm thấy trong một sự kiện do một số vấn đề gây ra. Đó có thể là tình huống phát sinh từ khán giả, từ thời tiết khi dàn dựng sự kiện ngoài trời, từ kỹ thuật viên, máy móc thiết bị, từ nhân viên kỹ thuật, MC gặp trường hợp khẩn cấp, tai nạn thường xảy ra khi các sự kiện thể thao được tổ chức, … Tóm lại, khi xem xét các rủi ro và tình huống, bạn nên đưa vào một câu chuyện bốn.

Ước tính rủi ro liên quan
Ước tính rủi ro liên quan

Ví dụ, nếu những gì bạn đang lên kế hoạch là trường hợp khẩn cấp ngoài trời, hãy xem xét các trường hợp khẩn cấp để tìm rủi ro, ví dụ như gia đình, cung cấp thêm một số bàn ghế, bạt che tường để đề phòng thời tiết xấu. Dù là khi tổ chức một sự kiện đặc biệt, ngoài ngân sách dành cho người mẫu, trang phục, sân khấu, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, … bạn cũng cần tính đến chi phí giặt quần áo, nhất là đối với những người mẫu lâu năm.

Hoặc mùa cao điểm của sự kiện, bạn sẽ phải đối mặt với việc tăng chi phí để bỏ ra cho sự kiện. Do đó, khi lập ngân sách, bạn nên cân nhắc các con số biểu đồ để thể hiện sự khác biệt, thay vì sử dụng những con số ngân sách cũ là vĩnh viễn.

2.4. Bước 4: Ước tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Sau kế hoạch ngân sách, và trước khi nó được trình bày cho khách hàng, hoặc đối tác tổ chức sự kiện. Tổ chức kỹ thuật được yêu cầu ước tính tổng chi phí và xác định các số liệu cuối cùng cho toàn bộ sự cố, bao gồm cả chi phí sự cố.

Ước tính tổng chi phí sau khi hoàn thành
Ước tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Không dễ để ước tính mọi thứ, chúng cần người tạo phải cẩn thận, hoàn hảo và hết sức cẩn thận. Vì vậy, chức năng này thường được trao cho những cá nhân có tầm nhìn xa, tư duy khoa học, nhìn tốt và dự đoán tốt những điều nhỏ nhất có thể. Bạn thử nghĩ xem, nếu ngân sách không được hoạch định hợp lý, chi phí ước tính thấp hơn chi phí thực tế, bạn và đơn vị bạn kiểm soát có thể buộc phải chi ngân sách.

3. Thông tin khi lập dự toán ngân sách sự kiện

Như đã nói, một sự kiện chắc chắn sẽ có những vấn đề có thể không được chú ý. Tuy nhiên, điều quan trọng vẫn là phải hiểu và nắm bắt chính xác từng bước và chi tiết của từng hành động trong sự kiện. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm thì tốt nhất nên tìm những người có kinh nghiệm hơn. Cho họ xem trước ngân sách của bạn, cố gắng lắng nghe lời khuyên và đề xuất của họ. Bạn sẽ hiểu rõ hơn mọi thứ và học hỏi từ kinh nghiệm hoặc động lực, nền tảng của việc cải thiện kế hoạch ngân sách của bạn.

Thông tin khi lập ngân sách
Thông tin khi lập ngân sách

Ngoài ra, ngân sách thường là một yếu tố rất quan trọng, bạn cần lưu ý hạn chế. Bởi vì khách hàng của bạn có thể đã cung cấp cho bạn vùng ngân sách an toàn mà họ muốn bạn thiết lập trong vùng an toàn đó, thay vì vượt quá ngân sách đã lập kế hoạch trước.

Tìm việc làm trực tuyến

Tóm lại, để một sự kiện diễn ra thành công thì việc lên ngân sách là khâu quan trọng không thể bỏ qua. Về lập kế hoạch tổ chức sự kiện, khách hàng có thể chỉ trích bạn thiếu chuyên nghiệp và thiếu hợp lý nếu bạn không biết cách tạo ngân sách sự kiện cũng như đảm bảo bạn có đủ tiền để chi tiêu. cho các tình huống phát sinh. Nhiệm vụ không dễ dàng, nhưng bằng cách học một chút, bạn sẽ nhanh chóng học được nhiệm vụ!

Mô tả chi tiết nhất về thứ tự của các sự kiện!

Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ chính của các nhà tổ chức. Nhưng thực sự thì họ phải thực hiện những vai trò và trách nhiệm cụ thể nào? Hãy cùng khám phá bí mật của quá trình sáng tạo qua bài chia sẻ nhé!

Trình biên tập mô tả công việc

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trên VK '); $ ('#js_share'). add (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" #see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data - ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 12519 & cateid = 115 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("#see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("#see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .natia (); $ ('. show_cm '). share (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this). hide (); $ ( ".hiden_cd" .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd'). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Mức lương trung bình của ngành Quản trị Kinh doanh bao nhiêu? | Vieclam116.vn
Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud