Hướng dẫn cách lập file quản lý văn bản bằng Excel hiệu quả | Vieclam116.vn

Giáo Dục 0 lượt xem

1. Tổ chức tài liệu lưu trữ

– Tài liệu nội bộ: Là những tài liệu, văn bản, hồ sơ được sử dụng trong một công ty, xí nghiệp, cơ quan. Các thông báo, quyết định, chỉ thị, kế hoạch hành động, bản tóm tắt của các báo cáo thường kỳ, … thường được nhìn thấy theo thứ tự giảm dần của cấp bang hoặc bộ phận. Các tài liệu này rất hữu ích cho việc sử dụng nội bộ, thông tin sẽ được sử dụng trong quá trình phát triển.

Giấy tờ sử dụng trong doanh nghiệp
Giấy tờ sử dụng trong doanh nghiệp

Các văn bản nội bộ này sẽ là cơ sở để các nhân viên trong công ty thực hiện các công việc sau này của mình, đồng thời là cơ sở để ban lãnh đạo điều hành, khuyến khích nhân viên tuân theo nội quy.

– Tài liệu đầu vào: Tài liệu đầu vào gửi từ bên ngoài doanh nghiệp, có thể là thông tin từ các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu điều tiết hoạt động kinh doanh từ các cơ quan chính phủ, hoặc từ các đối tác như nhà báo, người tiêu dùng hoặc cộng đồng.

– Tài liệu nước ngoài: Văn bản do các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan gửi ra nước ngoài.

Đến nay, quản lý dựa trên giấy tờ không còn được sử dụng nhiều như trước. Vì nó có nhiều nhược điểm: tốn diện tích cất giữ, dễ bị tác động của các loài ăn thịt (ẩm ướt, sống lâu, gặm nhấm, …). Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm một tài liệu cụ thể, người lưu trữ cần rất nhiều thời gian để có thể tìm thấy tài liệu đó.

Sử dụng Excel để quản lý tài liệu
Sử dụng Excel để quản lý tài liệu

Do đó, việc thành lập tệp quản lý tài liệu trong Excel tất cả các vấn đề về lưu trữ hồ sơ cũ sẽ được giải quyết. Tìm tài liệu trong Excel rất đơn giản, không tốn thời gian và dễ dàng chia sẻ với những người cần.

Phần mềm ghi âm miễn phí

2. Làm thế nào để tạo một tệp quản lý tài liệu tốt trong Excel?

2.1. Tạo hệ thống quản lý tài liệu

Ví dụ về một quảng cáo đến:

– Khi gửi giấy cho doanh nghiệp, bộ phận văn thư yêu cầu viết giấy vào ô nhập liệu. Văn bản ở trạng thái không sử dụng.

Nội dung của tài liệu bao gồm: thời điểm nhận, phân loại tài liệu, số lượng tài liệu, ngày văn bản được ký, người (nơi) gửi, người ký tên, nội dung văn bản. và ai đã tạo ra nó .. Xử lý văn bản.

Tạo hệ thống quản lý tài liệu
Tạo hệ thống quản lý tài liệu

– Khi đó, người thực hiện công tác truyền thông bắt buộc phải nộp tài liệu đó cho bộ phận hồ sơ.

Trong quá trình đó, nhân viên thư ký được yêu cầu theo dõi tiến độ hoạt động của các bộ phận liên quan.

– Tiếp theo, bộ phận sẽ trình cơ quan quản lý quyết định để lưu hồ sơ theo quy định. Văn bản đang ở chế độ hoạt động.

2.2. Phân loại bài báo

Để lưu trữ dữ liệu một cách khoa học và dễ dàng phân tích trong tương lai, người làm dữ liệu cần thống kê và sắp xếp tài liệu, sắp xếp chúng thành nhiều loại khác nhau.

Trong quá trình thống kê, phân loại phải đảm bảo các điều sau: không bỏ bớt tài liệu, tên các thành phần nội dung chung có trong tài liệu nhưng cần xác định rõ. Đồng thời, những khu vực đó cần phải dễ hiểu để bất kỳ nhân viên nào nhìn thấy cũng có thể hiểu và dễ dàng tìm thấy chúng.

Sắp xếp văn bản thành các phần
Sắp xếp văn bản thành các phần

Có ba loại chính:

– Phân loại theo các loại văn bản: tờ trình, tờ khai, quyết định, văn bản, nghị quyết, …

– Phân loại theo bộ phận: bộ phận thị trường, bộ phận quản lý, bộ phận kế toán, bộ phận nhân viên, bộ phận phát triển, …

– Sắp xếp theo văn bản: đã kích hoạt, chưa di chuyển, đang chờ xử lý, đã ghi lại.

Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác như phân loại theo thời gian (hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng quý). Tuy nhiên, nhìn chung, phân loại theo loại giấy hoặc bộ phận là hai cách tốt nhất để sử dụng và kiểm tra.

2.3. Tạo tệp quản lý tài liệu

Đối với mỗi danh mục trong bảng phân loại, người quản trị sẽ cần tạo các tài liệu riêng biệt trong một tệp bảo trì để dễ quản lý. Khi có sự cố như thêm văn bản, thay đổi trạng thái của văn bản, người quản trị có thể sửa lại theo trang quản trị đó.

Tạo tệp quản lý tài liệu
Tạo tệp quản lý tài liệu

Làm thế nào để làm nó:

Chọn bản ghi – chỉ định bản ghi để tạo dữ liệu (loại tài liệu, trạng thái, cá nhân hoặc sản xuất, ngày nhận, …). Thông qua chức năng này, bạn sẽ hạn chế được những sai sót trong hệ thống sách giáo khoa dẫn đến việc quản lý và truy xuất tài liệu không chính xác.

Chọn nhà – đặt cài đặt để kiểm tra trạng thái của tin nhắn. Điều này sẽ thông báo cho người dùng về các thư đang chờ xử lý để cơ quan quản lý có thể xúc tiến việc xử lý các cá nhân và bộ phận.

2.4. Tạo quy tắc cho từng loại văn bản

Nói một cách dễ hiểu, việc tạo mã cho từng loại tài liệu sẽ mang lại cho mỗi tài liệu đó một “thẻ tên”. Ví dụ như thông báo điều chỉnh giờ làm, thông báo thay đổi nhân viên trong công ty. Đối với mỗi thông báo, bạn sẽ đặt tên khác cho nó, nhưng bạn vẫn cần đảm bảo tuân theo một quy trình.

Ước tính này sẽ được xây dựng dựa trên sự phân tích dữ liệu trong phần (2.1). Ví dụ, doanh nghiệp phân loại tài liệu theo phòng ban có thể đặt mã AABBCC-DD

Trong:

AA là loại giấy (ND là chỉ thị, TB là chỉ dẫn, QD là độ phân giải)

BB của tháng (viết xong bất cứ lúc nào)

CC là số tham chiếu

DD là bộ phận hoạt động

Nếu bài viết là một thông báo, được thực hiện vào tháng 10, ấn phẩm đầu tiên trong tháng của người biên tập, thì số đăng ký là TB1001-BT.

Người quản lý tài liệu có thể sử dụng các hàm Excel để giúp tạo số liệu bằng cách tạo quy tắc cho mỗi tài liệu:

hàm countif: đếm số trang trong một trang

Chức năng Vlookup: tìm kiếm tập lệnh

Và các cải tiến khác đối với mã.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Để giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên dữ liệu, các cán bộ quản lý văn phòng, hiện được các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để thay đổi quản lý tài liệu sang bảng tính hoặc Excel. Với hình thức này, tài liệu sẽ được lưu trữ theo từng loại giúp chúng ta dễ dàng có được thông tin liên quan một cách dễ dàng.

Nếu bạn làm công việc thư ký hoặc nhân viên hành chính, bạn có thể kết nối với các chương trình này để hỗ trợ tốt hơn cho công việc của bạn và giảm thời gian chết để thực hiện công việc. . Tận dụng các chương trình này cũng sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội hơn khi xin việc.

Đây là tất cả thông tin về tệp quản lý tài liệu trong Excel. Hi vọng, bài viết này đã giúp bạn tìm được thông tin hữu ích cho mình.

Kiểm tra ngay: Tại sao tải phần mềm quản lý tài liệu miễn phí ngay bây giờ

Quy trình quản lý tài liệu

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin về quy trình quản lý xuất nhập tồn trong một doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Kiểm tra nó bằng cách nhấp vào liên kết.

Quy trình quản lý tài liệu

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trên VK '); $ ('#js_share'). add (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" #see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data - ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 15133 & cateid = 238 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("#see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("#see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (task () {$ (this) .natia (); $ ('. show_cm '). share (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this). hide (); $ ( ".hiden_cd" .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd'). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Tiểu sử Trương Nhất Minh – Người sáng lập startup tỷ đô Tik Tok là ai? | Vieclam116.vn
Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud