Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban, liên lạc với các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, đảm bảo công việc của văn phòng diễn ra suôn sẻ. Mặc dù vị trí này không áp dụng cho các kỹ năng kỹ thuật, nhưng nó là một mắt xích rất quan trọng trong tất cả các doanh nghiệp. Để hiểu rõ vai trò chính của họ, HRchannels sẽ gửi cho bạn một bản thông tin nghiệp vụ hành chính công bởi bài đăng của ngày hôm nay.
Mục lục
- 1 I. Về chức danh chuyên viên quản lý nhà nước
- 2 II. Mô tả Giám đốc Dịch vụ Chuyên nghiệp
- 2.1 1. Chức năng quản trị
- 2.2 Công việc vui vẻ
- 2.3 2. Tổ chức yến tiệc, hội thảo, tọa đàm
- 2.4 3. Quản lý hành chính
- 2.5 4. Phân phối và quản lý sách, vật tư cho các phòng ban
- 2.6 5. Quản lý thông tin và dữ liệu chung
- 2.7 6. Phối hợp quản lý ngày giờ của nhân viên
- 2.8 7. Lập kế hoạch du lịch hàng năm
- 2.9 8. Tổ chức tiệc, tất niên, sinh nhật, trao thưởng …
I. Về chức danh chuyên viên quản lý nhà nước
Chuyên viên Hành chính tổng hợp là chức danh trực thuộc Phòng Hành chính tổng hợp. Tại đây, các chuyên viên sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp tất cả các thủ tục giấy tờ, phong bì, hồ sơ thông tin hành chính, thông tin liên lạc,… tại các bộ phận chuyên môn.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản lý chung sẽ bao gồm các chức năng của bộ phận nhân sự, nhưng đối với các doanh nghiệp và công ty lớn thì sẽ có sự tách bạch rõ ràng. Vì vào thời điểm đó, khối lượng công việc của một chuyên viên quản lý khá nhiều và họ cần tập trung để hoàn thành tốt nhất công việc.
II. Mô tả Giám đốc Dịch vụ Chuyên nghiệp
Mỗi bộ phận kỹ thuật sẽ thực hiện chức năng riêng, riêng bộ phận quản lý chung, nhân viên kỹ thuật thực hiện các công việc hành chính và bốn ‘lẽ cho tất cả các phòng ban, bộ phận. Như vậy đủ biết rằng khối lượng công việc, đặc biệt là các nhiệm vụ điển hình trong hệ thống quản lý kỹ thuật như sau:
1. Chức năng quản trị
Các công việc hành chính sau đây sẽ do chuyên viên hành chính thực hiện hàng ngày:
-
Nhận thư và cuộc gọi điện thoại và chuyển chúng đến bộ phận thích hợp
-
Viết các giấy tờ, quy chế, hợp đồng theo sự phân công
-
Sao chép hồ sơ và cung cấp cho các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu của cấp quản lý
-
Công việc vui vẻ
Giám sát việc dọn dẹp, trang trí phòng ốc… để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
2. Tổ chức yến tiệc, hội thảo, tọa đàm
Tất cả các buổi giới thiệu, các cuộc họp lớn nhỏ trong công ty sẽ được thông báo đến bộ phận quản lý (trừ các cuộc họp của bộ phận nội bộ), do đó, bộ phận quản lý kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức phòng họp đúng giờ, cùng ngày và hậu cần khi cần thiết.
Với quy mô lớn, các cuộc họp, hội thảo thường niên, tất cả các cán bộ quản lý sẽ được giao các chức năng nghiệp vụ trong tổ chức, bao gồm: gửi giấy mời, thông báo về phòng họp.
3. Quản lý hành chính
Chi phí quản lý bao gồm: phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, thư từ, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, phí văn phòng, phí tiếp tân,… mọi thứ sẽ được chuyển cho bác sĩ chuyên khoa.
Việc biên soạn, phê duyệt và thanh toán các thành phần sẽ được thực hiện hàng tháng. Người hành nghề y phải đảm bảo chi phí cho hành chính theo đúng quy định và hợp đồng đã ký.
4. Phân phối và quản lý sách, vật tư cho các phòng ban
Viết, vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, thiết bị nhập khẩu để sửa chữa … đều sẽ do các chuyên viên quản lý tiếp nhận, kiểm tra, giao hàng và phân phối.
Máy vi tính, điều hòa và các thiết bị đặc biệt khi bảo dưỡng, sửa chữa, đại tu phải báo cáo chuyên viên quản lý để bố trí xử lý.
5. Quản lý thông tin và dữ liệu chung
Thông tin liên quan đến
nó sẽ được giữ hoàn toàn và bí mật bởi văn phòng hành chính.
Khi cần kiểm tra, sao chụp, in ấn tài liệu và nộp cho các bộ phận có liên quan, tất cả đều phải có xác nhận của ban hành chính và trình chuyên viên hành chính.
Ngoài ra, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp cũng sẽ được ban giám đốc cung cấp cho các chuyên gia quản lý để điều phối các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp xử lý.
6. Phối hợp quản lý ngày giờ của nhân viên
Nhiệm vụ này thường sẽ được giao cho nhân viên hành chính được phân công thực hiện vai trò của người trực điện thoại.
Ngày nay việc sử dụng máy tính giờ bằng vân tay được sử dụng phổ biến nên máy tính chấm công nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, bảng thời gian làm hồ sơ của nhân viên sẽ được quản lý đặc biệt ghi lại trước khi chuyển cho bộ phận nhân sự để tính lương hàng tháng.
7. Lập kế hoạch du lịch hàng năm
Mỗi năm, một hoặc hai lần một năm, công ty sẽ bố trí các chuyến đi cho tất cả nhân viên. Chuyên viên quản lý công sẽ:
-
Tư vấn và nhận được sự đồng thuận về các điểm du lịch
-
Sắp xếp việc đi lại và trình lên hội đồng quản trị để phê duyệt.
-
Liên hệ với các công ty du lịch để đặt lịch thăm quan, đặt phòng khách sạn
-
Liên hệ với bộ phận để lấy danh sách người tham gia cho từng môn thể thao (áp dụng khi các ngày nghỉ được sắp xếp theo nhiều hạng mục)
-
Phân công và sắp xếp phòng khách sạn cho từng nhân viên
-
Thời gian đi lại nhanh chóng để các phòng ban sắp xếp lịch làm việc.
-
Tiếp tục theo dõi, điều chỉnh và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.
8. Tổ chức tiệc, tất niên, sinh nhật, trao thưởng …
Các chương trình để duy trì cuộc sống của nhân viên trong doanh nghiệp cũng là một phần của các nhiệm vụ mà chuyên gia quản lý phải thực hiện.
Ngân sách và kế hoạch được lập vào đầu mỗi tháng và thực hiện trong cùng tháng. Thông tin về hiệu suất sẽ do chuyên gia điều phối nhóm xử lý và đảm bảo mọi thứ chạy trơn tru.
Với không ít công việc, thông tin nghiệp vụ hành chính công HRchannels thể hiện năng lực, tính linh hoạt và phạm vi rộng của các giao tiếp chuyên nghiệp quản lý công. Đây là một tình huống bao gồm hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp, vì vậy nó đòi hỏi các chuyên gia có thể tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả.
HRchannels – Giải pháp tốt nhất. Những người tuyệt vời!
HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp
Điện thoại: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / Tuyendung@hrchannels.com
Trang web: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 10 Tòa nhà CIT, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội
|
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là mô hình tuyển dụng và định vị nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng cấp cao. Chúng tôi là công ty đứng đầu tại Việt Nam.